Inleiding

Bedankt dat u gebruik maakt van de Bibliotheekwebsite. Uw Bibliotheek maakt voor haar werking gebruik van digitale toepassingen. Voor een aantal van die toepassingen gebruikt uw Bibliotheek de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek van Cultuurconnect in opdracht van de Vlaamse overheid. De Bibliotheekwebsite maakt deel uit van deze Basisinfrastructuur. Binnen de Bibliotheekwebsite worden uw persoonsgegevens verwerkt. 

Gegevensbescherming nemen wij heel ernstig. Wij baseren ons daarbij op de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (ook bekend als General Data Protection Regulation of ‘GDPR’).

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens in het kader van het gebruik van de Bibliotheekwebsite.

Uw Bibliotheek heeft zich ertoe geëngageerd geen aanvullende privacyverklaring(en) op de Bibliotheekwebsite te plaatsen die tegenstrijdige gegevens zou(den) bevatten ten aanzien van deze Privacyverklaring Bibliotheekwebsite. Mocht dit toch het geval zijn, dan primeren de bepalingen in deze Privacyverklaring Bibliotheekwebsite.

De Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek bestaat, naast de Bibliotheekwebsite, ook uit het Bibliotheeksysteem. Het Bibliotheeksysteem is een software die de werkprocessen bestellen, catalogiseren, inventarisbeheer, lenersadministratie, uitlenen, financieel beheer en rapportage/statistieken in de Bibliotheek mogelijk maakt voor alle Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel. Het Bibliotheeksysteem maakt niet het voorwerp uit van deze privacyverklaring. 

Door de Bibliotheekwebsite te gebruiken, geeft u informatie door die toelaat om u als persoon te identificeren. Deze Privacyverklaring geeft gedetailleerde informatie over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken. Wij raden u aan om dit document aandachtig door te lezen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de diensten die via de Bibliotheekwebsite aangeboden worden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die verbonden zijn met de Bibliotheekwebsite.

Wie gebruik maakt van de Bibliotheekwebsite aanvaardt deze Privacyverklaring. 

PRIVACYVERKLARING - NEDERLANDSTALIGE BIB JETTE

Lees hier de Privacyverklaring van de Nederlandstalige Bibliotheek van Jette

ALGEMEEN

1. WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEGEVENS?

Cultuurconnect vzw is een organisatie van de Vlaamse overheid. Ze wil openbare bibliotheken en cultuurcentra ondersteunen en begeleiden in het scherp stellen en waarmaken van hun doelen in de digitale samenleving. Met de Bibliotheekwebsite wil Cultuurconnect innovatie en schaalvergroting voor de openbare bibliotheeksector realiseren, zodat uw Bibliotheek aan u als gebruiker een meer efficiënte en kwalitatieve dienstverlening kan bieden.  

Cultuurconnect vzw
Priemstraat 51, 1000 Brussel
Ondernemingsnummer: 0629.858.909
www.cultuurconnect.be 

De Data Protection Officer (DPO) van Cultuurconnect kan worden bereikt via bovenstaand adres (t.a.v. Data Protection Officer), of via dpo@cultuurconnect.be. 

2. WAT IS DE BIBLIOTHEEKWEBSITE?

De Bibliotheekwebsite vormt de publieksinterface voor de website, de catalogus en de Mijn Bibliotheek-diensten van uw Bibliotheek. 

Cultuurconnect wil de Bibliotheekwebsite efficiënt, relevant en up to date houden en zal indien nodig of wenselijk ook nieuwe ontwikkelingen en/of koppelingen met andere systemen tot stand brengen, onder meer met het oog op:

  • het aangepast houden van de dienstverlening aan actuele (technologische) ontwikkelingen en tendensen, 
  • bovenlokale culturele doeleinden, 
  • de verdere innovatie van het lokaal cultuurbeleid,
  • wijzigingen in het wet- en regelgevend kader. 

Cultuurconnect zal hierbij als verwerkingsverantwoordelijke steeds alle passende maatregelen nemen ter bescherming van uw persoonsgegevens. 

3. WAT IS DE ROL VAN UW BIBLIOTHEEK?

Om u haar diensten te kunnen aanbieden, moet uw Bibliotheek via de Bibliotheekwebsite uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Met dat doel is tussen Cultuurconnect en uw Bibliotheek een overeenkomst gesloten. Hierin is vastgelegd wat uw Bibliotheek kan doen met de gegevens die u in het kader van de Bibliotheekwebsite hebt verstrekt. 

Een aantal zaken vallen onder de (verwerkings)verantwoordelijkheid van uw Bibliotheek zelf. Uw Bibliotheek kan er namelijk zelf voor kiezen om een aantal aanvullende diensten te verlenen, zoals nieuwsbrieven, online betalen, … Indien uw Bibliotheek dit doet, dan dient zij als verwerkingsverantwoordelijke u de nodige informatie te verstrekken in verband met de impact van de aanvullende diensten op uw privacy. 

HET HOE EN HET WAAROM VAN DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS

1. OP WELKE MANIER WORDEN UW GEGEVENS VERZAMELD?

Wanneer u de Bibliotheekwebsite van uw Bibliotheek bezoekt, dan worden een beperkt aantal bezoekersdata bijgehouden. Het gaat enerzijds om anonieme of geaggregeerde gegevens (zoals browser type, het besturingsprogramma dat u gebruikt, de pagina's die u op onze website bezoekt, …) en anderzijds om uw IP-adres. Dit wordt omstandig uitgelegd in de aparte Cookieverklaring, die u in de footer van de Bibliotheekwebsite terugvindt. Hierin wordt ook verduidelijkt wat u zelf kan doen om (deels) te vermijden dat dergelijke gegevens worden bijgehouden. 

Bij het (eenmalig) registreren op de Bibliotheekwebsite dient u uw Bibliotheek te kiezen en eenmalig een koppeling te maken met uw bibliotheeklidmaatschap en het Bibliotheeksysteem. Vanaf dan kan u zich aanmelden met een Mijn Bibliotheek-login via gebruikersnaam of e-mailadres en zelfgekozen paswoord. Zo kan u altijd correct geïdentificeerd worden bij het aanmelden (en kan er bijvoorbeeld steeds gecontroleerd worden of u nog wel een geldig bibliotheeklidmaatschap heeft, en dus van de online diensten van uw Bibliotheek gebruik kan maken). Bijkomend worden ook uw gemeente, geboortedatum en geslacht (optioneel) gevraagd, in het kader van gepseudonimiseerde statistische analyses. 

In het kader van inschrijving voor/deelname aan activiteiten of events van uw Bibliotheek kan er gebruik worden gemaakt van webformulieren. Hierbij worden een aantal persoonsgegevens opgevraagd die moeten toelaten uw inschrijving administratief te verwerken. 

2. WELKE GEGEVENS WORDEN VERZAMELD?

  • Identificatiegegevens: naam en voornaam; 
  • Contactgegevens: e-mailadres;
  • Login-gegevens: gebruikersnaam, paswoord;
  • Persoonlijke kenmerken: gemeente, geboortedatum, geslacht (optioneel); 
  • Bibliotheeksysteemgegevens: bibliotheeklidmaatschapsgegevens, leenhistoriek (wat uitgeleend, wanneer iets uitgeleend, wanneer teruggebracht, wat gereserveerd), betalingshistoriek (welke openstaande bedragen, welke bedragen wanneer betaald);
  • Mijnbibliotheek-id: uniek nummer dat wordt gegenereerd en gebruikt in het kader van het autorisatieproces om de online diensten van uw Bibliotheek te kunnen gebruiken;
  • Loggegevens van gebruikersactiviteiten, bv. IP-adres;
  • Communicatievoorkeuren: voorkeur voor het aanleveren van berichten bv. voorkeur voor e-mail of brief, taalvoorkeur, berichtvoorkeuren in kader van direct marketing communicatie;
  • Anonieme of geaggregeerde gegevens in het kader van websitegebruik, bv. browser type, het gebruikte besturingsprogramma, de bezochte pagina's (zie ook de Cookieverklaring in de footer van de Bibliotheekwebsite);
  • Lijstjes met favoriete titels, door u aangemaakt via de Bibliotheekwebsite.

3. WAAROM WORDEN UW GEGEVENS BIJGEHOUDEN EN VERWERKT?

Uw gegevens worden bijgehouden en verwerkt voor volgende doeleinden:

1. Identificatie en autorisatiedoeleinden

    zodat u correct kan geautoriseerd worden in Mijn Bibliotheek;

2. Functionele doeleinden

    zodat we u de Bibliotheekwebsite diensten kunnen verlenen;

    zodat we de website permanent kunnen optimaliseren voor de gebruikers

    zodat we u op de hoogte kunnen brengen van functionele of technische wijzigingen aan de Bibliotheekwebsite die belangrijk zijn in het kader van het gebruik ervan; 

3. Doeleinden voor uitwisseling van gegevens

    zodat u gebruik kan maken van de online diensten van uw Bibliotheek en het Bibliotheeksysteem;

4. Beheerdoeleinden

    zoals gebruikersbeheer door bevoegde bibliotheekmedewerkers en helpdesk door bevoegde medewerkers van Cultuurconnect of van de IT-leveranciers (verwerkers) van Cultuurconnect;

5. Loggingdoeleinden

    zoals registratie van gebruikersactiviteiten voor probleemoplossing en audit, en in functie van optimalisering van de dienstverlening aan u als gebruiker;

6. Statistische doeleinden

    zoals het gepseudonimiseerd genereren en inzien van rapporten en statistieken op basis van gebruik vanuit perspectief van uw Bibliotheek en vanuit bovenlokaal (regionaal of Vlaams) perspectief;

7. Doeleinden voor communicatie en direct marketing

    zoals communicatie over activiteiten en diensten van uw Bibliotheek en over beschikbare bibliotheekdiensten -en toepassingen.

Mocht u niet akkoord gaan met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de doeleinden vermeld in 7, dan beschikt u over verschillende manieren om dit aan te geven (zie verder bij 8). 

4. WAAR WORDEN UW GEGEVENS BEWAARD?

Alle gegevens die in het kader van het gebruik van de Bibliotheekwebsite verzameld worden, worden gehost op een externe locatie binnen de EU in functie van effectief beheer van de systemen door de IT-leveranciers. 

Uw gegevens worden niet doorgegeven aan derden, tenzij dit nodig is voor de beoogde verwerking (zie hierboven: rol van uw Bibliotheek, rol van IT-leveranciers van de systemen). Uw gegevens worden niet doorgegeven buiten de EU.

5. HOE LANG WORDEN UW GEGEVENS BIJGEHOUDEN?

De gegevens meegedeeld in functie van registratie en aanmelding op de Bibliotheekwebsite worden bijgehouden tot maximaal twee jaar nadat u uw Mijn Bibliotheek-login voor het laatst heeft gebruikt. 

De gegevens meegedeeld in het kader van het gebruik van webformulieren worden bewaard tot maximaal twee jaar nadat de inschrijving administratief is verwerkt en voltooid. 

De anonieme of geaggregeerde gegevens en het IP-adres, verzameld via cookies in het kader van het gebruik van de Bibliotheekwebsite (zie ook de Cookieverklaring, in de footer van de Bibliotheekwebsite), worden 26 maanden bijgehouden. 

Deze bewaartermijnen laten ons toe enerzijds voldoende gebruiksanalyse te kunnen uitvoeren ter optimalisatie van de Bibliotheekwebsite en anderzijds gepseudonimiseerd rapporten en statistieken te kunnen maken vanuit perspectief van uw Bibliotheek en vanuit bovenlokaal (regionaal of Vlaams) perspectief.

6. WAT GEBEURT ER ALS U EEN ANDERE DIGITALE TOEPASSING VAN UW BIBLIOTHEEK WIL GEBRUIKEN?

Cultuurconnect ontwikkelt andere digitale toepassingen (digitale collecties, leestips, …) die toegankelijk zijn via de Mijn Bibliotheek-login. Wanneer uw Bibliotheek de desbetreffende toepassing bij Cultuurconnect afneemt, dan kan u die als bibliotheeklid gebruiken via uw Mijn Bibliotheek-login. 

Indien u gebruik maakt van deze digitale toepassingen dan worden uw bibliotheek en mijnbibliotheek-id doorgegeven aan de leverancier van de toepassing, zodat u op basis daarvan toegang verleend kan worden en in functie van gepseudonimiseerde statistische analyses. Eventueel worden ook uw gebruikersnaam en uw e-mailadres doorgegeven indien dat nodig is met het oog op, en enkel voor doeleinden van, functionele communicatie die noodzakelijk is voor het gebruik van de toepassing. 

Indien in het kader van het gebruik van digitale toepassingen aanvullend andere persoonsgegevens opgevraagd worden of aanvullende verwerkingen plaatsvinden, dan zal u hierop in een aanvullende privacyverklaring expliciet gewezen worden voorafgaand aan het aanmelden op de desbetreffende toepassing. 

7. KAN U UW KEUZE ROND BEWAREN VAN UW LEENHISTORIEK INGEVEN?

U kan zelf kiezen of uw leenhistoriek al dan niet bewaard wordt, zodat u kan zien welke titels u heeft uitgeleend. Indien u uw leenhistoriek niet wenst te bewaren, wordt die standaard een periode van 90 dagen bijgehouden in het Bibliotheeksysteem om een goede werking en een efficiënt lenersbeheer te faciliteren (zie ook het gebruikersreglement van uw Bibliotheek). Een overzicht van uitgeleende exemplaren maakt het mogelijk om na te gaan wie eventueel schade heeft aangebracht, boetes te beoordelen die betwist worden door de lener, enz. Na het verstrijken van die periode wordt de leenhistoriek automatisch verwijderd. U kan uw keuze melden aan de balie van uw Bibliotheek of u kan deze optie aanvinken via het menu Leenhistoriek op de Bibliotheekwebsite. Deze functionaliteit is enkel beschikbaar in het nieuwe Bibliotheeksysteem, waar de bibliotheken (gefaseerd in de periode 2019-2021) op worden aangesloten. 

8. KAN U UW KEUZE ROND COMMUNICATIE EN DIRECT MARKETING INGEVEN?

Volgende communicatie kan u toegestuurd worden:

  • Functionele communicatie

Cultuurconnect kan u op de hoogte brengen van functionele of technische wijzigingen aan de Bibliotheekwebsite die belangrijk zijn in het kader van het gebruik ervan. 

  • Direct marketing communicatie 

Cultuurconnect kan uw e-mailadres gebruiken om u communicatie te sturen over de activiteiten, producten en diensten van Cultuurconnect (vb. digitale collecties) waarop uw Bibliotheek geabonneerd is. 

Op het moment dat u een Mijn Bibliotheek-login aanmaakt, kan u uw keuze betreffende dergelijke berichten bepalen. Indien u geen/niet langer dergelijke berichten wenst te ontvangen, hebt u verschillende mogelijkheden om dit kenbaar te maken:

  • u kan uw recht op bezwaar uitoefenen (zie verder, ‘Hoe laat u uw rechten gelden’);
  • u kan dit aangeven via het menu Profiel van de Bibliotheekwebsite.

Opgelet, het kan zijn dat u ook van uw Bibliotheek eigen communicatie en nieuwsbrieven ontvangt. Hiervoor is uw Bibliotheek zelf verantwoordelijk en uw toestemming hiervoor kan op een andere manier bekomen zijn (bijv. via aanvaarding van het bibliotheekreglement). Het feit dat u op de Bibliotheekwebsite aangeeft geen direct marketing van Cultuurconnect te willen ontvangen, heeft dus niet automatisch tot gevolg dat u ook geen nieuwsbrieven van uw eigen Bibliotheek zal krijgen.   

In de toekomst zal uw Bibliotheek u direct marketing communicatie kunnen sturen via de marketing module van het Bibliotheeksysteem. Van zodra dit operationeel is, zal u uw berichtvoorkeuren kunnen aangeven via de Bibliotheekwebsite. 

HOE LAAT U UW RECHTEN GELDEN?

U hebt altijd het recht om de door u meegedeelde persoonsgegevens (onder de voorwaarden vermeld in de AVG)

  • op te vragen en in te kijken (art. 15 AVG), of over te dragen (art. 20 AVG); u kan in dat kader een volledige export van uw persoonsgegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat verkrijgen;
  • te (laten) wijzigen of vervolledigen (art. 16 AVG);
  • te (laten) schrappen (art. 17 AVG).

Dit kan met betrekking tot één of meerdere van de hierboven vermelde doeleinden.

U kan ook vragen om volledig te worden verwijderd uit alle databases. U wordt dan ‘vergeten’ en op geen enkele manier nog gecontacteerd.

U kan bovenstaande rechten uitoefenen (deels) via de Bibliotheekwebsite, of volledig aan de balie van uw Bibliotheek, mits u uw identiteit bewijst.

Daarnaast heeft u steeds het recht om

  • Beperking van de verwerking te vragen (art. 18 AVG);
  • Bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 AVG).

U kan uw rechten ook uitoefenen door een eenvoudig verzoek te mailen naar dpo@cultuurconnect.be. Wij vragen u hierbij wel uw identiteit te bewijzen via een kopie van (voor- en achterkant) van uw identiteitskaart. 

Vermeld in uw verzoek steeds:

  • Voor- en achternaam van de persoon die u wil verwijderen of wijzigen;
  • E-mailadres van de persoon die u wil verwijderen of wijzigen;
  • Welke persoonsgegevens u precies wil inkijken of opvragen;
  • Welke wijzigingen u precies wil doorvoeren, of welke gegevens u precies wil verwijderen;
  • Desgevallend: welke beperking van de verwerking u vraagt;
  • Desgevallend: de inhoud van uw bezwaar, en het gevolg dat u wenst dat eraan gegeven wordt.

Binnen een maand na ontvangst van het verzoek (behoudens verlenging van deze termijn, overeenkomstig art. 12 AVG) zal u informatie verstrekt worden over het gevolg dat aan uw verzoek gegeven is.

BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

Cultuurconnect neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens en om de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en integriteit ervan te garanderen.

Met de IT-leveranciers van de Bibliotheekwebsite zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten op basis van de systematiek van de "referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (nu: Gegevensbeschermingsautoriteit). Deze verwerkers zijn gevestigd binnen de EU, zijn er contractueel toe verbonden het privacybeleid van Cultuurconnect strikt te respecteren, en handelen enkel op instructie van Cultuurconnect.

Iedereen die namens Cultuurconnect, uw Bibliotheek, of de hierboven genoemde verwerkers geautoriseerd is om toegang te hebben tot uw persoonsgegevens is voldoende geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy, en gebonden aan geheimhouding van die informatie. 

ALS HET MISGAAT...

We springen zo zorgvuldig mogelijk om met uw persoonsgegevens en houden die beveiligd bij. 

Het verspreid geraken van uw persoonsgegevens door gegevensdiefstal of datalekken kan geen aanleiding geven tot schadeclaims ten aanzien van ons, tenzij wij vastgesteld in gebreke gebleven zijn om een adequaat beveiligingsniveau te verstrekken.

KLACHTEN

Heeft u ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch klachten over ons gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact met dpo@cultuurconnect.be.

Meer informatie over klachtenprocedures vindt u op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.

WIJZIGINGEN

Deze Privacyverklaring kan wijzigen. Wij passen de regels en voorwaarden aan om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met uw persoonsgegevens om te gaan. Neem dus geregeld opnieuw een kijkje. De laatste aanpassing dateert van 9 december 2019.